الموضوع: مقترح إدارة الأصول
تقدم شركة الهدى جزء رئيسي من نموذج أعمال الأشراف والمتابعة لشركات إدارة الأصول بالشكل الأمثل بحيث نحقق أقصى الأرباح والعوائد فى إدارة فنادق المجموعة. نحن نؤمن بأن فريق إدارة فعال للفندق، مقترناً بعلامة تجارية عالمية، مدعوماً بفريق ذو خبرة فى إدارة الأصول، سوف يكون نموذج مثالي لأدارة وتنمية أعمال الفندق. كذلك يقدم فريق الهدى خدمات متكاملة لإدارة الأصول بدءا من الأشراف والمتابعة لدعم العمليات التشغيلية، التفاوضات التعاقدية، المراجعات المالية، وقياس مؤشرات السوق بالإضافة إلى مراجعة عمليات التجديد وشراء الأثاث والتجهيزات والمعدات.
يمثل هذا المقترح إطار التعاون فيما بيننا فى مرحلة ما قبل الأفتتاح، وكذلك إدارة أصول الفندق بعد الإفتتاح. ونحن سعداء لحصولنا على هذه الفرصة لنقدم لكم اقتراحًا للقيام بهذه المهمة نيابة عنكم.
يمثل هذا المقترح إطار التعاون فيما بيننا فى مرحلة ما قبل الأفتتاح، وكذلك إدارة أصول الفندق بعد الإفتتاح. ونحن سعداء لحصولنا على هذه الفرصة لنقدم لكم اقتراحًا للقيام بهذه المهمة نيابة عنكم.
1. إستشارات ما قبل الإفتتاح
- الإجتماعات التمهيدية مع شركة الأدارة لتحديد متطلباتهم ومشاركتهم الجدول الزمنى للمشروع.
- الأتفاق على وسيلة للاتصال بين أصحاب المصالح، شركة الادارة، المقاولين، مدير المشروع، والمالك.
- الأتفاق مع شركة الأدارة على كافة الشروط التجارية الخاصة بعقد الأدارة.
- تجهيز خطاب النوايا للتوقيع من المالك.
- التفاوض مع شركة الادارة بخصوص رسوم الإدارة ورسوم العلامة التجارية وكل ما يتعلق بالجوانب القانونية من عقد الإدارة وكذلك عقد الخدمات الفنية وذلك بالأستعانة بمستشاريين قانونيين متخصصين، وصولاً إلى توقيع عقد الإدارة..
- مناقشة طرح شركة الادارة لميزانية ما قبل الإفتتاح، والأتفاق على الجدول الزمنى لتوظيف فريق الأدارة وكذلك باقى الموظفين، والمساعدة فى إختيار الأنظمة المناسبة للتشغيل، والمشاركة فى أنظمة التدريب والتأكد من أن جميع الأنظمة التى تم شرائها تم تجربتها والتدرب عليها وتعمل بكفاءة.
- تقديم المشورة بخصوص شراء لوازم التشغيل والمشتريات وجميع معدات الفندق، والتأكد من شراء المعدات المناسبة بأفضل الأسعار فى السوق.
- هذا كله بالإضافة إلى العديد من الخدمات الأخرى مثل الإستشارات والدعم الفنى وبما يتناسب مع قطاع الفنادق والتى سوف تساعد على نجاح الفندق، مثل تقديم المشورة بشأن نماذج الغرف، ونوعية الأطعمة والمشروبات، وغيرها ..
2. إدارة أصول الفندق
بصفتنا مدير إدارة الأصول، يتمثل دور شركة الهدى فى تقليل المخاطر التشغيلية للمالك، عن طريق تقديم اسرار المهنة للمالك بصورة مبسطة، بينما نقوم بإجراء حوار بناء وقوى مع شركة الادارة للتأكد من أدائة بالحد الأقصى الممكن، وأن كل جهد يبذل فى سبيل زيادة العائد الاستثمارى للمالك.
تعمل شركة الهدى كبوليصة تأمين للمالك، وعند الضرورة كمستشار، لتحقيق الأداء الأمثل للفندق بما يتماشى مع إتجاهات السوق. ويتم تطبيق هذا بالعمل على آلية يتم الاتفاق عليها مع كافة أصحاب المصالح للوصول إلى الهدف المنشود، وتتلخص فى الآتى:
2.1. عقد إجتماع بين شركة الهدى والمالك لتحديد:
- تطلعات وتوجهات المالك الاستراتيجية وأولوياته.
- أفضل طرق الأتصال لتقديم التقارير.
- الشخص المسئول عن التنسيق بين المالك ومدير الاصول.
- شكل التقارير والجدول الزمنى لتقديمها.
2.2. عقد إجتماعات منفصلة مع شركة ادارة الفندق ل:
- تقديم فريق إدارة الاصول.
- تحديد الشخص المسئول عن التنسيق بين شركة الادارة ومدير الاصول..
- التفاهم على صيغة ومواعيد مشاركة البيانات والاجتماعات الشهرية.
- تجميع البيانات لفهم الوضع الحالى للمشروع.
2.3. تنفيذ خطة إدارة الاصول ومراقبة الاداء
2.3.1. التقارير المالية والادارة
- مراجعة وإعتماد
- ميزانية التشغيل السنوية
- خطة الانفاق الرأسمالية
- إجراء مراجعة شهرية لحساب الأرباح والخسائر السنوية ومقارنتها بالميزانية ووضع السوق والبيانات السابقة (إذا أمكن) وسوف يتم التركيز بشكل أساسى على:
- الايرادات التشغيلية الإجمالية
- الربح الصافى للمالك
- التوقعات المتغيرة
- خطة التدقيق الداخلى
- دورة الايرادات
- إيرادات الغرف
- إيرادات الأطعمة والمشروبات
- المؤتمرات والحفلات
- الامتيازات والإيرادات الأخرى
- تدقيق الإيرادات
- الضوابط الاشرافية
- دورة الايرادات
- دورة الخزينة
- إجراءات العهد لأمين الصندوق العام
- النثرية النقدية وغيرها
- التسويات البنكية
- دفاتر النزلاء
- دفاتر المبيعات
- دورة الديون والتسهيلات الإئتمانية
- سياسة الائتمان والديون المشكوك فيها
- الحساب الجارى وحسابات الفندق المتداخلة
- دورة المصاريف والرواتب
- المشتريات
- الاستلامات (إستلام المشتريات)
- تسجيل الدائنين
- المدفوعات
- دفاتر التسجيل المحاسبية (تسجيل الميزانية)
- الاشراف وضوابط أخرى
- ضوابط الملف الرئيسي
- ضوابط الرواتب
- ضوابط الاشراف على الرواتب
- المكافآت ودعاوى النفقات وقروض الموظفين
2.3.2. المبيعات والتسويق
- مراجعة وإعتماد ومراقبة تقارير المبيعات السنوية وخطة التسويق المقدمة من إدارة الفندق، وتقديم التوصيات بخصوص:
- قطاعات السوق
- مجموعة المنافسين
- الأنشطة الدعائية لزيادة دخل الادارات مثل إدارة الاطعمة والمشروبات والنادى الصحى وغيرها..
- نفقات التسويق الاجمالية مقابل الميزانية.
- زيارة مجموعة المنافسين سنوياً لتحديد مدى ملائمة المنافسين الذين تم تحديدهم عن طريق إدارة الفندق.
- مراقبة مجهودات شركة الادارة فى دعم خطة البيع والتسويق خلال العام.
- مراجعة الاستراتيجية السنوية (متوسط السعر اليومى، نسبة الاشغال، الايرادات لكل غرفة وقطاعات السوق)
2.3.3. العمليات التشغيلية للفندق
- إجراء تقييم وتحليل بيانات المالية والتشغيلية للمطاعم، بشكل دورى وكلما إقتضت الحاجة، وتقديم الدعم اللازم من خلال خبراتنا ومعرفتنا بقطاع الأطعمة والمشروبات.
- إجراء فحص دورى وتقييم للعمليات التشغيلية للتأكد من جودة الخدمة، والأبلاغ عن أى إنحرافات جوهرية، ومعالجة نقاط الخلل.
- مشاركة أفضل الممارسات العملية كنماذج ناجحة والتى يتم تطبيقها فى فنادق شركة الهدى، للإستفادة منها لأقصى حد.
- تقديم توصيات لتحسين الخدمات، وعلى سبيل المثال وليس الحصر:
- تطوير نوعية الأطعمة والمشروبات إذا إقتضت الضرورة.
- الخدمات الخارجية (المغسلة – الأمن – خدمة صف السيارات – وغيرها..)
- إستغلال المساحات (المحلات التجارية – غرف الإجتماعات)
- العمل مع شركة إدارة الفندق للوصول إلى أفضل النسب المطبقة فى مجال إدارة الموارد البشرية، وفق المعايير الفندقية المتبعة، وبما يضمن التشغيل الأمثل وفق التشريعات المحلية المطبقة.
2.3.4. قياس الأداء
فى نهاية كل شهر، سوف يستلم المالك تقرير للعمليات المالية والتشغيلية للفندق، يلخص وبصورة واضحة أداء الفندق على مستوى جميع الأقسام والدوائر. وسوف نقوم بتقديم تقرير مماثل بصورة ربع سنوية وسنوية.
3. شروط ورسوم الخدمة
يوافق المالك ويقبل بالشروط التالية:
- مدة هذا المقترح _______ من تاريخه، وفى حالة موافقة المالك، تقدم شركة الهدى الخدمات المذكورة أعلاه إلى المالك لمدة _______ من تاريخه.
- تبدأ الشركة فى تقديم الخدمة فور التوقيع على هذا المقترح وسداد الدفعة الأولى.
- سوف تتلقى شركة الهدى مبلغ وقدره ______ كرسوم شهرية، وذلك نظير تقديم الخدمات الموضحة فى هذا المقترح، وسوف تقوم الشركة بتقديم فواتير شهرية بذلك، ويلتزم المالك بسدادها خلال 10 أيام من تاريخها.
- تشمل رسوم الخدمة: مصاريف السفر – إجتماع واحد شهرياً فى _________.
- سوف يوفر المالك السكن والمواصلات لفريق إدارة الأصول. وفى حالة عدم وجود حجوزات فى الفندق، يجب على المالك توفير البديل المناسب.
- سوف يلتزم المالك بسداد كافة أنواع الضرائب – إن وجدت – وكذلك فروقات تغيير العملة والعمولات ورسوم البنك وأى رسوم أخرى لها علاقة برسوم الخدمة أو نفقات وتكاليف تم دفعها عن طريق شركة الهدى.
- لا يسمح للمالك بإجراء أى خصومات على رسوم الخدمة المذكورة أعلاه، وفى حالة وجود أى ضرائب فيلتزم المالك بدفعها مباشرة للسلطة المختصة.
- لا تشمل رسوم الخدمة هذه اى رسوم قانونية متعلقة بمشاركة المستشارين القانونيين فى التفاوض على عقد الادارة فى مرحلة ما قبل إفتتاح الفندق أو أى مصاريف قانونية أخرى.
- يحق لشركة الهدى وقف تقديم الخدمات المذكورة فى حالة عدم سداد الرسوم الشهرية فى الموعد المحدد.
- يتعهد كلا الطرفان بالمحافظة على سرية كافة المعلومات والوثائق والإتصالات التى تتوفر لديهم بخصوص الفندق، كما يتعهد كلا الطرفان بعدم إفشاء أى سر أو مصلحة أو عمل خاص بالفندق إلى أى شخص طبيعي أو إعتبارى خلال مدة الثلاث سنوات.
- يحق لأى من الطرفين إنهاء العلاقة ووقف الخدمة وذلك بإخطار الطرف الآخر كتابياً بمدة لا تقل عن _____ بعدم رغبته فى الاستمرار فى الخدمة.
فى حالة موافقتكم على الشروط الموضحه اعلاه، فبرجاء التوقيع أدناه لتأكيد موافقكتم.
وتفضلوا بقبول فائق الاحترام والتقدير ،،
هانى كفافى
الرئيس التنفيذى
تأكيد موافقة المالك
_____________
مالك فندق ______